Vestia

vestia-logo-thumb

Vestia in beweging naar digitaal werken richting huurders

In gesprek met Angelo van Loenen, Verhuurmakelaar bij Vestia

Angelo, begin vijftiger, heeft ruime ervaring in corporatieland en werkt nu al dik een jaar met het Woning Opname Systeem (WOS) van Movin'U. Hij is er content mee; volgens hem een grote stap voorwaarts in de noodzakelijke professionaliseringsslag. 'Als je de systematiek te pakken hebt, vergeet je niets meer.'

We vragen hem waarom hij zo content is met het systeem en de nieuwe werkwijze
Alles van begin tot eind professioneel geregeld
Het systeem heeft Vestia richting huurders echt in beweging gezet. Alle stappen in mijn werk, van begin tot eind, van het vertellen aan huurders hoe ze de woning achter moeten laten tot het vinden van een nieuwe huurder, van het opnemen van de woning tot het afsluiten van nieuwe contracten, gebeurt nu digitaal. Jarenlang voerde ik dit hele proces met pen en papier uit. Nooit over nagedacht hoe het ook anders kon. Ondanks dat ik niet van de 'digitale generatie' ben, is de verandering naar het werken met een tablet mij reuze meegevallen. Nu zie ik alleen maar pluspunten; het hele proces is er zo veel professioneler op geworden.

Noem eens een voorbeeld van deze professionaliseringsslag?
1 manier 1 prijs
Vestia bestaat uit veel deelbedrijven. Ieder kantoor, iedere medewerker had een eigen werkwijze. Niet omdat we de neuzen niet dezelfde kant op hadden, maar simpelweg omdat het te lastig was om dit complexe proces overal exact hetzelfde in te richten. Zo kon het voorkomen dat ik naar een huurder ging om hem te vertellen dat hij nieuwe vloerbedekking moest aanschaffen voor 3 euro per m2, terwijl mijn collega op hetzelfde moment bij een andere huurder voor diezelfde vloerbedekking 5 euro per m2 vroeg. Nu doorloop je het systeem en daar komt dezelfde prijs, dezelfde lay-out en een eenduidige professionele uitstraling uit, ongeacht of meneer X of meneer Y op de stoep staat.
Bij het opnemen van een woning dwingt het WOS je alle ruimtes stapsgewijs te doorlopen. Handig, want dan vergeet je dus ook niets. Bovendien is je werk bij het naar buiten stappen al klaar. Vroeger moest je eerst naar kantoor om de werkopdrachten in te typen. Nu staat deze direct klaar voor de aannemer.

Wat merkt de huurder van deze nieuwe werkwijze?
Een beeld zegt meer dan 1000 woorden; we leggen nu alles vast, dat was het manco in het verleden
Ook de huurder 'verhuist digitaal mee'! Zij gaan van een doordruk op carbon naar digitale bestanden. Handig, kunnen ze altijd terug vinden, geen formulieren die kwijt raken. In het verleden schreven wij bijvoorbeeld afspraken op een formulier. Tja dat belandde wel eens in de prullenbak; de afspraak werd vergeten. Stond er iemand voor niets aan de deur.
Dat is vervelend, maar nog vervelender waren discussies en onenigheid. Vroeger schreven we de hele inventarisatie op. Hoe goed je dat ook deed er bleef altijd een opening voor discussies en onenigheid. Nu staat dat met 1 druk op de knop in de opnamestaat en maken we bij sleuteloverdracht ook foto's van iedere ruimte; een beeld zegt nu eenmaal meer dan 1000 woorden. De situatie is voor iedereen gewoon klip en klaar; iedereen heeft hetzelfde beeld van de situatie. Dat geldt overigens ook voor de meterstanden die we opnemen.
Kortom een compleet systeem om makkelijk mee te werken.