Movin’U: “Ketenintegratie essentieel voor optimale efficiency”

Movin'U: "Ketenintegratie essentieel voor optimale efficiency"

logo corporatie gids

Het efficiënter maken van de werkprocessen is een vaak gehoord doel bij woningcorporaties. Maar hoe maak je dit werkelijkheid? Volgens Maarten Arts, directeur bij Movin'U, is geautomatiseerde ketenintegratie met aannemers het antwoord. "Vertrouwen in elkaar en een ICT-systeem dat dit kan faciliteren zijn hierbij essentieel."

Volgens Maarten is efficiency binnen een corporatie op drie manieren te bereiken: door het optimaliseren van processen, digitaliseren en automatiseren en ketenintegratie. "De afgelopen jaren zijn corporaties al veel bezig geweest met optimaliseren en 'lean' maken van de processen. De volgende stap is vaak - wanneer de optimalisatie goed is ingericht - om processen te digitaliseren. Zo wordt niet alleen de kans op fouten verkleind, maar worden doelen en verwachtingen helder gemaakt en is er sprake van professionalisering. Maar wat is de volgende stap? Optimalisatie stopt in dit geval bij de grenzen van de organisatie."

Vloeiend proces
Meer efficiency wordt vervolgens behaald door andere partijen bij het proces te betrekken, zoals aannemers bij ketenintegratie. Maarten: "Om dit succesvol te implementeren dienen alle organisaties in de keten veel procesmatiger te gaan samenwerken. Dit betekent dat alle functies in de keten ingericht moeten worden als een vloeiend proces, en niet als iets wat loopt van schutting tot schutting. Ketenpartners zijn het verlengstuk van de dienstverlening en zijn verantwoordelijk voor het grootste deel van de uitgaven."
"Als corporatie wil je invloed hebben op de klanttevredenheid en op je uitgaven, en dit kan door je processen niet alleen over afdelingen maar door middel van ketensamenwerking over organisatiegrenzen heen te tillen. Dit kun je procesmatig inrichten met afspraken over onderhoud, maar nog beter is om dit proces te automatiseren. Zo kun je - net als bij interne processen - genieten van sturingsinformatie over klanttevredenheid, kwaliteit van het vastgoed en kosten. Hiervoor is wel vertrouwen in elkaar nodig en een ICT-systeem dat dit kan faciliteren."

Prijzenboek en clusterprijzen
Ketenintegratie is volgens Maarten beter dan de wijze waarop corporaties momenteel vooral contact hebben met de aannemers. "Dit gebeurt bijvoorbeeld op offerte en regiebasis. Het nadeel daarbij is dat deze offertes moeilijk te beoordelen zijn op basis van de juiste prijs en geleverde kwaliteit. Corporaties hebben hierdoor weinig controle en grip op hun kosten. Gelukkig komt deze werkwijze steeds minder voor. Een andere werkwijze is op basis van afkoop. Hierbij is het probleem dat het bedrag vaak gebaseerd is op het verleden, en dit geen garanties geeft voor de toekomst. Bij extra onderhoudskosten is er een grote afhankelijkheid van de aannemers omdat kennis van bezit en onderhoud bij hen aanwezig is. Ook zorgt dit ervoor dat de corporatie minder sturingsinformatie heeft."
Volgens Movin'U zijn afspraken op basis van het prijzenboek of clusterprijzen beter. "Een corporatie formuleert vooral haar kwaliteitseisen en prijsafspraken die via een goed automatiseringssysteem in de werkwijze wordt gefaciliteerd. Ze krijgt hierdoor de benodigde grip op de geautomatiseerde opdrachtverstrekking terug, en kennis blijft binnen de organisatie. Corporaties worden daardoor minder afhankelijk van haar aannemers en het risico wordt door de corporatie gedragen maar niet betaald."

Aannemersportaal
Movin'U kan volgens Maarten corporaties helpen met verdere ketenintegratie vanuit een integrale benadering. "Door processen verder te automatiseren begint de opdrachtverstrekking in de woning en niet op kantoor bij het primaire systeem. Door bijvoorbeeld een prijzenboek te koppelen aan het digitaal opnemen van een woning, kunnen medewerkers direct zien wat er wordt gedaan bij het aanvinken van een actie die een aannemer uit moet voeren. Zo is de prijs direct zichtbaar, en via een signalering is te zien of het budget wordt overschreden. Deze opdracht wordt na de opname digitaal naar de aannemer gestuurd via een aannemersportaal of een bericht via 'Sales in de Bouw'."
"Ook het primaire systeem krijgt de financiële boekingsgegevens om de factuur in een later stadium gemakkelijk en automatisch af te handelen. De aannemer kan via ons aannemersportaal alle gegevens van de opdracht en informatie van de woning inzien, zoals foto´s, plattegronden en cartotheekgegevens. De aannemer heeft een optimale voorbereiding en kan efficiënt en met de juiste materialen zijn werk uitvoeren."

Grip op vastgoed
Eén belangrijk punt hierbij is dat corporaties de regie in het proces behouden. "Als je de ICT-processen als corporatie op de juiste manier inricht, heb je ook de juiste informatie ter beschikking voor tactische en strategische doelen. Je hebt de mogelijkheid om deze te bekijken en bij te sturen waar nodig. Vroeger ging tachtig procent van de tijd naar het managen van incidenten, nu heb je deze tijd beschikbaar om het proces te monitoren zodat je resultaten kunt behalen die strategisch zijn afgesproken. De corporatie professionaliseert en kan hierdoor makkelijker in de toekomst voldoen aan nieuwe wet- en regelgeving die transparantie en efficiency verlangen. Daarom is het voor ons zo belangrijk dat een integraal systeem grip geeft op vastgoed en het onderhoud hiervan."
Daarbij is het voor Movin'U belangrijk dat aannemers ook een opname kunnen doen. "Door hen gebruik te laten maken van ons Woning Opname Systeem (WOS) kan een aannemers dezelfde kaders, kwaliteitsnorm en prijzen hanteren als een corporatiemedewerker. Zo hoeft er geen dubbel werk gedaan te worden. De corporatiemedewerker kan vanaf kantoor direct de foto's en opdrachtregels zien en hier akkoord aan geven. Dat bespaart tijd en de opdrachtverstrekking gaat sneller. Voor de aannemer werkt dit ook beter omdat hij geen offerte hoeft uit te werken en de opdrachten compleet zijn."

Processen ondersteunen
Volgens Maarten zijn de corporaties die van de Movin'U software gebruikmaken enthousiast over de manier waarop applicaties hun processen ondersteunen. "Medewerkers ervaren dat de applicaties het proces op alle vlakken weten te ondersteunen, bijvoorbeeld door meerdere reparaties in te plannen binnen één opdracht, een cartotheek die is gekoppeld aan een opnametool of het digitaal ondertekenen van documenten. Ook aannemers zijn erg tevreden, en geven ze aan dat het WOS goed aansluit op de praktijk."

Verschuiving aan de horizon
Maarten ziet daarnaast een belangrijke verschuiving aan de horizon. "De uitvoering van onderhoud zal steeds meer naar aannemers gaan. Omdat de markt verandert, is het belangrijk dat je als corporatie de regisseur blijft van je vastgoed. Deze regierol kun je pas uitvoeren als je de interne organisatie op orde hebt en je ketenpartners als verlengstuk ziet van je eigen organisatie. Want op die manier houd je de grip op vastgoed en kun je tijdig sturen waar nodig."

Bron: Johan van den Beld | CorporatieMedia - 17 mei 2016